A Nota Fiscal de Serviços eletrônica, o Recibo Provisório de Serviços e a Declaração de Serviços Recebidos (NFS-e, RPS e DSR, respectivamente) constituem exemplos de documentos fiscais, que tem por finalidade o registro e comprovação das operações relativas às prestações de serviços. A emissão de documentos fiscais constitui obrigação acessória e o não cumprimento sujeita o contribuinte às penalidades cabíveis, conforme prevê a legislação tributária.

O sistema utilizado pela prefeitura para emissão de documentos fiscais pode ser acessado aqui. Os manuais de operação do sistema estão disponíveis no link Manuais de Ajuda.

Competência X Data de emissão

Ao emitir um documento fiscal, é necessário observar as regras relativas à competência tributária. O mês de competência refere-se ao período (mês/ano) da efetiva prestação do serviço, independentemente do recebimento financeiro.

No caso de serviços prestados a entidades públicas ou órgãos integrantes da Administração Pública Direta ou Indireta, cujos recebimentos dependam de aprovação do faturamento pelo tomador dos serviços, o mês de competência para a apuração da receita será o mês da aprovação da medição dos serviços prestados.

Nas hipóteses excepcionais em que o contribuinte emita nota fiscal em meses posteriores ao da competência, ainda assim deve seguir as regras descritas acima. A data da emissão da nota não interfere na determinação do mês de competência. Nesses casos, na emissão das notas fiscais com competência retroativa, devem ser observadas as regras quanto ao prazo de recolhimento do ISS*.

*A data de vencimento do ISS é todo dia 10 do mês subseqüente à competência, ou próximo dia útil. O crédito não integralmente pago no vencimento fica sujeito à atualização monetária e é acrescido de multa de mora e juros de mora.

1. NOTA FISCAL DE SERVIÇOS

A Nota Fiscal de Serviços é um documento fiscal que tem o objetivo de registrar a operação de prestação de serviços entre duas partes. Em Niterói, os contribuintes estão obrigados à emissão da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), de forma que as antigas notas fiscais de papel não são mais admitidas como documentos válidos a serem utilizados. As normas relativas à nota fiscal estão dispostas no Decreto 12.938/18.

WebService

Aos contribuintes que emitem um grande volume de notas fiscais, a prefeitura disponibiliza uma solução digital chamada WebService, que integra e permite a comunicação entre os softwares do contribuinte e os sistemas utilizados pela prefeitura. Através dessa sistemática, possibilita que o contribuinte envie eletronicamente dados relativos ao Recibo Provisório de Serviços – RPS – ao sistema da prefeitura para que sejam convertidos em notas fiscais eletrônicas. Assim, o processo de emissão de notas fiscais é “automatizado”, trazendo mais agilidade e eficiência nas operações do contribuinte.

Mais informações sobre o tema estão dispostas no tópico abaixo “Recibo Provisório de Serviços – RPS”. Para suporte quanto à instalação de softwares ou programas relacionados ao Sistema WebISS, bem como dúvidas operacionais e técnicas relacionadas ao WebService, consulte os manuais técnicos.

Obrigatoriedade

São obrigados à emissão da NFS-e os prestadores de serviços inscritos no Cadastro de Contribuintes de Tributos Mobiliários (CCTM) ou com atividade econômica no território do Município, inclusive MEI e demais contribuintes optantes pelo Simples Nacional, exceto:

  1. Profissionais autônomos que tenham o recolhimento do ISS efetuado através de tributação fixa;
  2. Microempreendedor Individual–MEI, quando prestarem serviços para pessoas físicas;
  3. Bancos e instituições financeiras, autorizadas pelo BACEN.

ATENÇÃO!

A opção do prestador do serviço pelo regime do Simples Nacional não dispensa a emissão pelo contribuinte da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), exceto nos casos do item II acima.

A obrigatoriedade de emissão da NFS-e independe da solicitação do tomador do serviço.

A emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e é vedada aos profissionais autônomos não estabelecidos e não depende de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF.

Emissão da NFS-e

A emissão de NFS-e constitui obrigação acessória e será executada por meio da internet, no endereço eletrônico https://nfse.niteroi.rj.gov.br/, mediante utilização de usuário e senha fornecidos ao contribuinte durante o procedimento de cadastramento eletrônico. Para mais informações sobre o cadastro vide tópico Inscrição Municipal e Cadastro. O procedimento da operação está detalhado no Manual de Ajuda, disponível no próprio sistema.

ATENÇÃO! A Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) deve ser emitida sempre que:

I – o prestador de serviços estabelecido no território do Município de Niterói executar serviço;

II – ocorrer acréscimo do valor do serviço decorrente de reajustamento de preço em virtude de contrato.

O contribuinte deve emitir a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) para todos os serviços prestados, discriminando-os de forma individualizada. Somente podem ser descritos vários serviços em uma mesma Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) caso estejam relacionados a um único subitem da Lista de Serviços do Anexo III do Código Tributário do Município de Niterói, de mesma alíquota e para o mesmo tomador de serviços. Essa regra não se aplica nos casos de emissão de NFS-e Coletiva.

A Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) deve identificar os serviços prestados em conformidade com os subitens da lista de serviços anexa ao Código Tributário do Município de Niterói.

ATENÇÃO! A emissão da NFS-e com indicação do subitem que não corresponda aos serviços efetivamente prestados sujeita o infrator às penalidades previstas na lei.

ATENÇÃO! A indicação do subitem 99.99 – outros serviços -, por ocasião da emissão da NFS-e, destina-se apenas ao registro de serviços não tributáveis pelo ISSQN por não estarem previstos na lista de serviços anexa ao Código Tributário do Município de Niterói, devendo ser descrito o serviço de modo a permitir a sua correta identificação.

Os tomadores de serviços podem confirmar a autenticidade da NFS-e, especialmente nos casos em que a legislação determine que sejam responsáveis pelo recolhimento do tributo. Para confirmar a autenticidade da nota fiscal emitida, basta digitar, na opção “Verificação de Autenticidade”, o número da NFS-e, o número da inscrição no CPF ou CNPJ do emitente da NFS-e e o código de verificação existente na NFS-e. Quando a NFS-e é autêntica, sua imagem pode ser visualizada na tela do computador, podendo também ser impressa.

São opcionais, a critério do tomador do serviço que seja pessoa física, os dados relativos à sua identificação na nota fiscal.

Nos serviços prestados pelos estabelecimentos cartorários e notariais, a NFS-e deve identificar o prestador do serviço pelo nome e pelo CPF do titular do cartório.

ATENÇÃO! Os valores totais dos serviços, das retenções, das deduções da base de cálculo do ISSQN, dos descontos, a alíquota e os casos de suspensão da exigibilidade e de exclusão do crédito tributário devem ser informados pelo próprio contribuinte, sendo de sua responsabilidade a correta descrição destes.

O registro das retenções dos tributos federais é considerado mera indicação de controle e não gera redução no valor total da NFS-e, bem como da base de cálculo do ISSQN.

Aceitação e rejeição de NFS-e

O tomador ou intermediário do serviço, quando responsável tributário pela retenção e recolhimento do ISSQN, pode promover a aceitação ou rejeição da NFS-e dentro do prazo de 30 (trinta) dias a contar da data da emissão da NFS-e. O procedimento da operação está detalhado no Manual de Ajuda, disponível no próprio sistema.

Após o transcurso do prazo de 30 (trinta) dias a partir da data da emissão da NFS-e sem que o documento tenha sido aceito ou rejeitado pelo tomador ou intermediário do serviço, a NFS-e é considerada como aceita de forma tácita e não pode mais ser rejeitada, cabendo ao responsável tributário, em caso de erro quanto aos elementos constantes da NFS-e, requerer o cancelamento ou a substituição da NFS-e, conforme descrito no tópico abaixo “Cancelamento e substituição”.

No caso de rejeição da NFS-e pelo responsável tributário, cabe ao prestador proceder, se for o caso, ao cancelamento ou substituição da NFS-e, conforme descrito no tópico abaixo “Cancelamento e substituição”.

O pagamento do ISSQN referente a NFS-e que dependa de aceite ou rejeição implica o aceite tácito da NFS-e.

Movimento Econômico

O prestador de serviços que não tenha emitido Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) em determinado mês ou que tenha emitido somente NFS-e com status de “cancelada” está obrigado a declarar ausência de movimento econômico na respectiva competência, através do sistema da Secretaria Municipal de Fazenda do Município de Niterói, até o dia 05 (cinco) do mês seguinte ao da ausência de movimento. O procedimento da operação está detalhado no Manual de Ajuda, disponível no próprio sistema.

A declaração acima não é exigida do MEI, dos optantes do Simples Nacional, das Sociedades Uniprofissionais e dos Profissionais Autônomos.

Cancelamento e Substituição

A Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) pode ser cancelada ou substituída diretamente pelo contribuinte e sob sua exclusiva responsabilidade, através do sistema da Secretaria Municipal de Fazenda do Município de Niterói, desde que atendidas as seguintes condições:

  • A NFS-e a ser cancelada ou substituída tem que conter, ao menos, os seguintes dados do tomador do serviço: nome/razão social, CPF/CNPJ e e-mail;
  • O prazo máximo para o cancelamento ou substituição da NFS-e é de 90 (noventa) dias a contar da data da sua emissão;
  • No caso de o ISSQN ser devido ao município de Niterói, a guia de recolhimento do ISS referente à NFS-e a ser cancelada ou substituída não tenha sido paga.

O procedimento da operação está detalhado no Manual de Ajuda, disponível no próprio sistema.

O cancelamento ou substituição da NFS-e deve ser devidamente justificado, através da descrição dos motivos do cancelamento ou da substituição da nota e, quando for o caso, da referência ao novo documento fiscal emitido.

No caso de não atendimento de algum dos requisitos descritos acima, ou quando a NFS-e for expressamente aceita (vide tópico acima “aceitação e rejeição de NFS-e”), o cancelamento ou a substituição da NFS-e dependerá de análise pela autoridade fiscal competente. Dessa forma, o requerente deve protocolar um processo administrativo junto à Secretaria Municipal de Fazenda, bem como efetuar solicitação de cancelamento dentro do próprio sistema, seguindo os procedimentos descritos abaixo:

1) Acessar ao Sistema de NFS-e;
2) Acessar ao menu “Consulta de NFS-e” e localizar a NFS-e desejada;
3) Na coluna “status”, clicar em CANCELAR;
4) Na tela de visualização da NFS-e, clicar em “CANCELAR” e informar a justificativa para o cancelamento.

O formulário e os documentos necessários para a abertura do processo podem ser acessados na seção Processos e Formulários, opção “Formulário da Coordenação de ISS (FCPF)”.

A autoridade fiscal competente, responsável pela análise do pedido de cancelamento ou de substituição da NFS-e, pode exigir documentos adicionais necessários para a comprovação da veracidade do cancelamento ou da substituição da NFS-e, tais como declaração de anuência do tomador dos serviços, registros contábeis dos fatos, contratos de prestação de serviços e outros.

Serviços de construção civil

No caso de serviços de construção civil a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFSe) deve conter a identificação do destinatário, a descrição dos serviços e o endereço e inscrição do canteiro de obras no cadastro municipal.

Considera-se estabelecimento prestador os canteiros de construção, instalação ou montagem de estruturas, máquinas e equipamentos, conforme disposto no Código Tributário do Município de Niterói.

Nota Fiscal de Serviços Avulsa – NFS-e Avulsa

A Nota Fiscal de Serviços eletrônica Avulsa – NFS-e Avulsa – pode ser concedida em caráter excepcional para registrar exclusivamente as prestações de serviços por contribuintes de fora do Município de Niterói e cujo ISSQN seja devido aos cofres deste município, devendo ser observado o seguinte:

  • O módulo de emissão de NFS-e Avulsa no sistema estará habilitado somente para contribuintes que possuam Senha-Web ou certificado digital;
  • O sistema emissor irá gerar uma guia de pagamento para cada NFS-e Avulsa emitida;
  • A impressão da NFS-e Avulsa somente será liberada pelo sistema após o pagamento do ISSQN correspondente;
  • A NFS-e Avulsa poderá ser cancelada diretamente pelo prestador, caso a respectiva guia não tenha sido paga. Nos casos em que houver pagamento, o cancelamento deve ser autorizado pela autoridade fiscal (vide tópico acima “cancelamento e substituição”).

Nota Fiscal de Serviços coletiva

A NFS-e coletiva é um documento fiscal que pode agregar todo o movimento econômico de determinado período, e não apenas de uma única operação individualmente, sendo destinada aos casos onde as características do negócio e o volume dos serviços prestados inviabilizam ou desaconselham a emissão individualizada. As normas específicas relativas à nota coletiva estão dispostas nos arts. 12 a 25 do Decreto 12.938/18.

Os prestadores de serviços das atividades destacadas abaixo poderão optar pela emissão da NFS-e coletiva, conforme a periodicidade indicada, quando utilizarem equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF ou qualquer outra forma de controle da prestação de serviços previamente autorizados pela Secretaria Municipal de Fazenda

I – estacionamentos, a cada fechamento diário;

II – cinemas, a cada fechamento diário;

III – loterias, a cada fechamento diário;

IV – cartórios, a cada fechamento diário;

V – correios (coleta, remessa ou entrega de correspondências, documentos, objetos, bens ou valores), a cada fechamento diário;

VI – exploração de rodovias, a cada fechamento diário;

VII – permissionário de transporte coletivo de passageiros, a cada fechamento mensal;

VIII – estabelecimentos de ensino regular pré-escolar, fundamental, médio e superior e atividades educacionais de qualquer natureza, a cada fechamento mensal;

IX – estabelecimentos reprográficos, a cada fechamento diário;

X – teatros, boates e casas de shows, a cada fechamento diário;

XI – exploração de terminais rodoviários, ferroviários, metroviários, movimentação de passageiros e de mercadorias, a cada fechamento diário.

A utilização de NFS-e coletiva para outras atividades não relacionadas acima dependerá de autorização específica da Secretaria Municipal de Fazenda mediante requerimento próprio formulado pelo contribuinte.

A forma de controle da prestação de serviços que o contribuinte deve adotar está prevista nos arts. 12 a 25, Decreto 12.938/18.

2. RECIBO PROVISÓRIO DE SERVIÇOS – RPS

O Recibo Provisório de Serviços – RPS – é o documento a ser utilizado pelo contribuinte em caso de impedimento excepcional da emissão on-line da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica ou quando o volume de notas fiscais a serem emitidas for muito grande, tornando a operação inviável. As normas relativas ao RPS estão dispostas nos arts. 26 a 29 do Decreto 12.938/18.

RPS manual X RPS eletrônico

Normalmente, o RPS manual é utilizado nas ocasiões excepcionais em que o contribuinte fica impossibilitado de acessar a internet para emitir a NFS-e. Dessa forma, o recibo é preenchido e entregue ao cliente em substituição à nota fiscal. Posteriormente, o RPS deve ser convertido em nota fiscal, conforme detalhamento no tópico a seguir.

O Recibo Provisório de Serviços – RPS tem formato livre, mas deve conter obrigatoriamente as seguintes informações:

  • a denominação “Recibo Provisório de Serviços – RPS”;
  • a numeração do RPS, em ordem crescente sequencial, iniciada pelo numeral 1 (um), e a identificação da série alfanumérica, quando for o caso;
  • a data de emissão;
  • a identificação do prestador do serviço;
  • a identificação do tomador do serviço;
  • as informações quanto ao serviço prestado;
  • a mensagem: “Este Recibo Provisório de Serviços – RPS – NÃO TEM VALIDADE COMO NOTA FISCAL devendo ser convertido em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e em até 10 (dez) dias.”.

O RPS deve ser emitido em, no mínimo, duas vias de igual teor, sendo uma delas entregue ao tomador do serviço e a outra mantida pelo prestador do serviço até a sua conversão em Nota Fiscal de Serviços eletrônica – NFS-e.

O RPS deve ser confeccionado pelo prestador de serviços sem necessidade de autorização prévia por parte do Fisco municipal.

A série alfanumérica tratada acima deve ser representada por até 05 (cinco) caracteres alfanuméricos capazes de identificar o equipamento emissor e deve preceder a numeração do RPS.

Já o RPS eletrônico é usualmente utilizado nos casos em o contribuinte possui muitos clientes e necessita emitir um volume tão grande de notas fiscais que a operação se torna inviável. Para tal, o contribuinte deve possuir um software próprio que seja capaz de emitir os RPS eletronicamente a partir do seu banco de dados. Posteriormente, tais arquivos são enviados aos sistemas utilizados pela prefeitura para que seja feita a conversão em nota fiscal.

Para integrar o seu sistema próprio com o sistema emissor de documentos fiscais utilizado pelo município, o contribuinte necessitará de um certificado digital e os arquivos devem ser gerados de acordo com o padrão estabelecido no Manual de Integração da ABRASF 2.02 e 2.03. É imprescindível que o contribuinte busque assessoria ou orientação com o desenvolvedor do seu sistema ou com algum profissional da área de tecnologia da informação.

Conversão em nota fiscal

O RPS deve ser convertido em nota fiscal até o 10º dia subsequente ao de sua emissão, não podendo ultrapassar o dia 05 do mês seguinte ao mês da competência.

A conversão pode ser realizada diretamente no sistema ou por transmissão em lotes. Para mais informações acerca dos procedimentos, acesse os manuais de ajuda disponíveis aqui. Acesse, no “Menu Inicial”, a opção “Manuais de Ajuda” para fazer o download  dos Manuais Técnicos de Integração via de Web Service (Modelo nacional ABRASF – versão 2.03, Manual de uso dos serviços, Esquemas XML e Arquivos com exemplos de uso).

É de responsabilidade do contribuinte a verificação de que o lote foi processado corretamente e, no caso de não processamento do lote, o sistema informará as inconsistências ocorridas. O contribuinte, de posse das informações, deverá realizar os ajustes necessários e submeter novamente o lote para processamento, sem prejuízo dos prazos estabelecidos acima, e, até que o arquivo seja retificado, considera-se que o lote de RPS não foi enviado.

ATENÇÃO! A não conversão do RPS em NFS-e caracteriza a não emissão de nota fiscal e sujeita o infrator às penalidades previstas na legislação em vigor.

O RPS não convertido em Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), danificado ou cancelado, deve ser guardado pelo contribuinte durante o prazo previsto na legislação tributária, para verificação pela Administração Tributária, sem prejuízo das penalidades cabíveis.

3. REGISTRO AUXILIAR DE NOTA FISCAL DE SERVIÇO – RANFS

As regras relativas ao RANFS foram revogadas e não serão mais aplicadas a partir da utilização do novo sistema emissor de documentos fiscais. Em substituição, foi criada a Declaração de Serviços Recebidos (vide tópico abaixo).

Dessa forma, a Resolução SMF nº 25/2018 determina regras transitórias em relação ao RANFS, a saber:

O prestador de serviços obrigado a emitir Registro Auxiliar de Nota Fiscal de Serviço – RANFS, definido no art. 26 do Decreto nº 10.767, de 23 de julho de 2010, somente poderá proceder a emissão deste documento até 28 de maio de 2018.

No caso de prestação de serviços que implicar a emissão de RANFS, se este documento não for emitido até a data prevista acima, o tomador responsável por sua exigência deverá documentar a operação tributável e recolher o respectivo imposto através do novo sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas, conforme detalhamento no tópico “Declaração de Serviços Recebidos”.

Todos os RANFS emitidos em maio de 2018 deverão ser excepcionalmente aceitos ou rejeitados até às 18h do dia 30 de maio de 2018, não se aplicando o prazo estabelecido no §4º do art. 26 do Decreto nº 10.767, de 23 de julho de 2010.

Caso não haja o aceite ou rejeição dos RANFS emitidos em maio até o prazo limite determinado, os RANFS serão considerados como aceitos e os valores resultantes deste aceite serão migrados para o novo sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas como débitos do imposto. Também serão considerados aceitos os RANFS emitidos anteriormente a maio e que não foram expressamente rejeitados no prazo.

4. DECLARAÇÃO DE SERVIÇOS RECEBIDOS – DSR

Os prestadores de serviços autorizados a emitir NFS-e e os sujeitos passivos considerados como responsáveis tributários, nos termos do Código Tributário do Município de Niterói, devem declarar os serviços tomados de prestadores não emitentes de NFS-e de Niterói. O procedimento da operação está detalhado no Manual de Ajuda, disponível no próprio sistema.

A Declaração de Serviços Recebidos deve ser prestada até o dia de vencimento do prazo para pagamento do ISS previsto no Calendário de Recolhimento de Tributos Municipais, independentemente do local de tributação do ISS.

A falta da declaração no prazo estabelecido, ou das correções ou complementações exigidas, sujeita o obrigado às penalidades previstas na legislação.