De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, nomeada como Lei Nacional de Arquivos, a gestão de documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
No que se refere aos procedimentos e operações técnicas da gestão de documentos mencionadas acima, podemos citar a realização do gerenciamento do ciclo de vida informacional de uma instituição, desde a sua produção até a destinação, por meio da devida racionalização e controle da produção documental, garantindo o uso e a destinação adequada dos mesmos.
A aplicabilidade dos procedimentos da gestão do ciclo da vida informacional decorre parcialmente dos instrumentos da gestão de documentos, sendo um destes a tabela de temporalidade.
O caso niterói
Oriunda da necessidade de solucionar o problema de armazenamento da massa documental acumulada de todos os órgãos da Prefeitura Municipal de Niterói, em especial a Secretaria Municipal de Fazenda (SMF), no início do ano de 2021 ficou estabelecido, no plano de metas de cem dias desta secretaria, a constituição da comissão de elaboração da tabela de temporalidade e destinação de documentos da Administração direta e indireta da Prefeitura de Niterói, disposta pela portaria nº 19/SMF/2021 e o decreto nº 13.976/2021, com o objetivo da elaboração dos instrumentos de gestão de documentos supracitados.
Assim, no dia 14 de Abril, foi publicado o decreto N° 14.362/2022 que aprova a tabela de temporalidade da Prefeitura de Niterói, sendo lançada no dia 19 do mesmo mês, uma versão parcial da primeira tabela .
A tabela de temporalidade pode ser definida como um “registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborada após a análise da documentação e aprovada pela autoridade competente” (INDOLFO, 1995, p. 24). Ela determina os prazos de guarda documental e regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores administrativos, legais e fiscais. Devendo esta, ser acompanhada por um plano de classificação que disponha a série dos documentos.
QUAL A IMPORTÂNCIA DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE PARA O SETOR PÚBLICO ?
Nesse cenário, a tabela de temporalidade se torna importante por permitir o melhor gerenciamento dos documentos, tornando a Administração Pública e seus trâmites mais eficientes, realizando um bom gerenciamento das informações, garantindo uma melhor confiabilidade.
Assim, ela se torna uma ferramenta estratégica, que auxilia na obtenção de seus objetivos, sendo possível diminuir despesas, preservar os arquivos importantes para a realização de competências da esfera pública, controle de custos devido à economia do espaço físico; otimização do tempo de busca, evitando a perda de produtividade, facilitando o acesso aos documentos, impactando nas tomadas de decisão e políticas públicas;
Deste modo, fica claro que a tabela de temporalidade é um dos instrumentos mais relevantes e úteis. Por meio dela, espera-se que só sejam guardados os documentos que realmente sejam necessários e que possuam valor permanente, facilitando o acesso às informações produzidas na Prefeitura em cumprimento de suas atribuições, contribuindo para a sua eficiência administrativa, como também de preservação da memória coletiva da cidade, além de seu uso para fonte de pesquisa. Dessa forma é possível guardar os documentos da maneira correta pelo período de tempo necessário, cumprindo a legislação e os direitos dos cidadãos.
Referência:
INDOLFO, Ana Celeste. Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995.
